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In der heutigen Gesellschaft ist das Smartphone ständig im Einsatz. Wir lassen uns dadurch leichter ablenken und verlieren unsere Ziele aus den Augen. Umso wichtiger ist es daher, sich Prioritäten zu setzen.
- Was Prioritäten setzen bedeutet
- Welche Prioritäten es gibt
- Wie du Prioritäten setzt
Fangen wir direkt an!
Prioritäten setzen – Bedeutung
Prioritäten setzen bedeutet, seine Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit in eine Rangfolge zu bringen. Sie helfen dir dabei, Ordnung in dein Leben zu bringen und deine Ziele zu erreichen.
Zudem ist die Priorisierung von Aufgaben das Fundament für ein gutes Zeitmanagement. Es hilft dir also dabei, deine Fristen zu erreichen.
Prioritäten sind in allen Lebensbereichen notwendig sei es in der Schule, im Studium, auf der Arbeit, bei der Freizeitgestaltung oder bei der Partnerwahl.
Prioritäten setzen – Methoden
To-Do-Liste
Eine To-Do-Liste ist wohl die bekannteste Methode, um sich Prioritäten zu setzen.
Bei einer To-Do-Liste, auch Bullet Journal genannt, schreibst du alle deine Aufgaben auf einem Blatt Papier oder Buch auf. Sie hilft dabei, den Überblick zu bewahren.
Dabei können die wichtigen Aufgaben oben auf die Liste gesetzt oder farblich markiert werden. Die abgearbeiteten Punkte werden durchgestrichen.
Ihr Ursprung ist unbekannt. Die wahrscheinlich älteste To-Do-Liste ist der Einkaufszettel.
Pareto-Prinzip
Das Pareto-Prinzip, auch 80/20-Prinzip genannt, besagt, dass man mit 20 % Einsatz 80 % des Ergebnisses erreichen kann. Die restlichen 20 % des Ergebnisses können mit 80 % Aufwand erreicht werden.
Mit dem Bewusstsein darüber, welche Ressourcen zu den größtmöglichen Ergebnissen führen, können Aufgaben besser priorisiert werden. Die Produktivität und Effektivität steigt und man spart Zeit.
Das Prinzip stammt von Namensvetter Vilfredo Pareto, der festgestellt hat, dass 20 % der italienischen Staatsbürger 80 % des Staatsvermögens besitzen.
Eisenhower-Prinzip
Das Eisenhower-Prinzip basiert auf einer Matrix, bei der Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit in vier Gruppen unterteilt werden. Sie hilft dir dabei festzustellen, welchen Stellenwert eine Aufgabe für dich hat.
A-Aufgaben sind sowohl wichtig als auch dringlich. Sie müssen so bald wie möglich erledigt werden. Dazu gehören z. B. Unternehmenskrisen.
B-Aufgaben sind wichtig, aber nicht dringlich. Solche Aufgaben müssen für einen späteren Zeitpunkt eingeplant werden.
C-Aufgaben sind unwichtig, aber dringlich. Diese Aufgaben sollten an eine andere Person delegiert werden.
D-Aufgaben sind weder wichtig noch dringlich. Diese Aufgaben kannst du getrost eliminieren.
dringend | nicht dringend | |
wichtig | A-Aufgaben Sofort erledigen | B-Aufgaben Terminieren |
nicht wichtig | C-Aufgaben Delegieren | D-Aufgaben Eliminieren |
Das Prinzip, wurde durch den ehemaligen US-Präsident Dwight D. Eisenhower bekannt, der dieses in einem Vortrag im Jahre 1954 erwähnt hatte und von einem seiner ehemaligen Hochschulprofessoren stammt.
SMART-Methode
Die Smart-Methode ist ein Klassiker beim Prioritätensetzen und hilft bei der Formulierung von Zielen. Die fünf Buchstaben von “SMART” sind Abkürzungen für Faktoren, die für die Zielformulierung wichtig sind.
S – Spezifisch: Ziele so genau und spezifisch wie möglich formulieren
M – Messbar: Die Zielerreichung muss durch eine Messgröße objektiv überprüfbar sein
A – Attraktiv: Das Ziel sollte so formuliert sein, dass du auch Lust hast, dieses zu erreichen.
R – Realistisch: Ziele müssen innerhalb einer bestimmten Zeit mit den vorhandenen Ressourcen erreicht werden können.
T – Terminiert: Das Ziel solltest du bis zu einem bestimmten Datum erreicht haben.
Die SMART-Methode wurde erstmals 1981 in einem wirtschaftswissenschaftlichen Aufsatz von George T. Doran genannt.
Pomodoro-Methode
Nach der Pomodoro-Methode setzt du dich 25 Minuten und ohne Unterbrechung mit deinen Prioritäten auseinander. Anschließend machst du eine Pause von 5 Minuten.
Diesen Vorgang wiederholst du, bis du alle Prioritäten, die du dir gesetzt hast, erledigt hast. Nach 4 Pomodoros, also 2 Stunden, machst du eine Pause von 15-30 Minuten.
Dadurch kannst du eine geistige Erschöpfung vermeiden und produktiver arbeiten.
Die Technik wurde in den 80er Jahren von Francesco Cirillo entwickelt, der ihr den Namen Pomodoro gab, weil seine Küchenuhr die Form einer Tomate (italienisch: Pomodoro) hatte.
ALPEN-Methode
Das Wort ALPEN stellt ein Akronym für die Abarbeitung von Aufgaben dar. Es ist eine Art Tagesplan. Die einzelnen Buchstaben stehen für Folgendes:
A – Aufgaben aufschreiben
L – Länge abschätzen
P – Pufferzeiten einplanen
E – Entscheidungen treffen
N – Nachkontrolle
Die Methode wurde vor einigen Jahren vom deutschen Redner und Autor Dr. Jürgen Seiwert entwickelt.
GTD-Prinzip
“GTD” steht für “Getting Things Done”. Dabei werden alle Aufgaben zunächst gesammelt und nach ihrer Priorität sortiert. Danach werden sie in einem logischen System wie einem Kalender erfasst.
Das GTD-Prinzip hilft dir dabei, Ablenkungen zu vermeiden, produktiv zu arbeiten und Fristen einzuhalten.
Das Prinzip wurde vom Bestseller-Autor David Allen zurück, der ein Buch über das GTD-Prinzip herausgegeben hat.
ABC-Methode
Bei der ABC-Methode sortierst du deine Aufgaben nach Wichtigkeit in drei Gruppen und passt dein Zeitmanagement nach der Dringlichkeit einer Aufgabe an.
Gruppe A umfasst die wichtigsten Aufgaben, für die du entsprechend viel Zeit einplanst und so schnell wie möglich erledigst.
In Gruppe B gehören alle Aufgaben, die weniger wichtig sind und daher nicht sofort erledigt werden müssen. Sie werden delegiert oder nach Erledigung der Aufgaben in der Gruppe A abgearbeitet.
Gruppe C enthält die kaum wichtigen bis unwichtigen Aufgaben. Diese Aufgaben kannst du ohne schlechtes Gewissen verschieben, delegieren oder ignorieren.
Diese Methode wurde vom Manager H. Ford Dickie von General Electric 1951 entwickelt zur Einteilung von Objekten und Verfahren.
Ivy-Lee-Methode
Nach der Ivy-Lee-Methode schreibst du dir sechs Aufgaben auf einem Blatt Papier auf, die du am nächsten Tag erreichen möchtest. Diese sechs Aufgaben sollten nach ihrer Wichtigkeit sortiert werden.
Die Aufgaben werden dann ohne Ablenkung abgearbeitet, bis sie erledigt sind. Wenn die erste Aufgabe erledigt wurde, kommt die zweite dran und so weiter.
Was man an einem Tag nicht erledigen konnte, kommt auf die Liste für den nächsten Tag. Zusätzlich kommen noch die neuen Aufgaben dazu, aber wieder nicht mehr als sechs insgesamt.
Ivy-Lee war 1918 ein Berater eines Stahlunternehmens des Tycoons Charles M. Schwab, der dabei helfen sollte, die Produktivität in seinem Unternehmen zu verbessern.
Charles M. Schwab war so begeistert von seiner Idee, dass er ihm einen Scheck in Höhe von 25.000 Dollar ausgestellt hatte. Sie wird daher auch als 25.000 Dollar Methode bezeichnet.
10-10-10-Methode
Bei der 10-10-10-Methode, auch “Zeitreise-Methode” genannt, wird ein Perspektivwechsel vorgenommen.
Hierbei stellst du dir die Frage, wie du über eine Entscheidung in…
- 10 Minuten
- 10 Monaten
- 10 Jahren
…denken wirst.
Ursprünglich stammt die Methode von der US-amerikanischen Autorin Suzy Welch, die mit dem Buch 10-10-10: A Life Transforming Idea einen Bestseller herausbrachte.
Prioritäten setzen – FAQ
Was bedeutet es Prioritäten zu setzen?
Sich Prioritäten zu setzen bedeutet, dass du dir einen Überblick über deine anfallenden Aufgaben verschaffst und diese nach Wichtigkeit und Dringlichkeit ordnest.
Was sind Prioritäten Beispiele?
In fast allen Lebensbereichen hilft es sich Prioritäten zu setzen. Prioritäten können z. B. Deadlines, die Berufswahl oder die Partnerwahl sein.
Warum Aufgaben priorisieren?
Aufgaben zu priorisieren hilft dir dabei deine Ressourcen zu verteilen, um deine Ziele zu erreichen. Dadurch kann Überforderung verhindert werden.
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Mir waren schon einige davon bekannt gewesen aber ich lasse mich immer wieder gerne von einer anderen Methode überzeugen und versuche sie für mich positiv zu gestalten…denn ich habe mich dabei ertappt, das ich mich hängen lassen habe und nichts oder nur wenig,von meinen Aufgaben und Terminen erledigt hatte…Danke nochmal LG Frau Röcker