Das Pareto Prinzip – wie du deine Zeit effektiv nutzt

Das Pareto Prinzip – wie du deine Zeit effektiv nutzt

Pareto Prinzip… das klingt erstmal komplex. Doch hinter dem Ausdruck steckt ein einfaches und beliebtes Instrument des Zeit- und Selbstmanagements.

Wir erklären dir, was man unter der Methode versteht und erläutern die Vorgehensweise an Beispielen.

Los geht’s!

Das Pareto Prinzip wird auch als 80 20 Regel bezeichnet. Sie besagt, dass 80 % der Ergebnisse in 20 % des Gesamtaufwandes geschafft werden.

Folglich brauchst du für die restlichen 20 % der Ergebnisse 80 % des Gesamtaufwandes. Den Aufwand kannst du dir beim Zeitmanagement am besten in Zeitangaben vorstellen.

So funktioniert die 80 20 Regel

Gleicher Input (= Aufwand/ Efforts) bedeutet nicht gleicher Output (= Ergebnisse/ Results). Das heißt, dass der Zusammenhang nicht linear ist. Vielmehr ist die Mehrheit der Ergebnisse bereits nach einem geringen Teil des Aufwands erzielt. Die Kurve ist also degressiv.

80 20 Regel Darstellung

Beispiel: Stell dir vor, du möchtest eine komplett neue Sprache lernen. Um dich in den meisten Situationen verständigen zu können, musst du jedoch nur 20 % der Vokabeln beherrschen! Damit ist das Pareto Prinzip die geniale Methode, um eine Menge Zeit zu sparen.

Vorgehensweise – das Pareto Prinzip lernen

Nun aber genug mit Theorie und Mathematik… Um das Pareto Prinzip erfolgreich anzuwenden, kannst du dich an folgender Vorgehensweise orientieren:

1. Relevante Aufgaben identifizieren
Frage dich als erstes, welche Aufgaben dich wirklich an dein Ziel bringen und welche hauptsächlich nur Zeit in Anspruch nehmen.

2. Arbeitseinsatz konzentrieren
Aufgrund dieser Überlegungen kannst du nun all deine Kraft auf einzelne Aufgaben konzentrieren. So behältst du den Überblick und hast in kurzer Zeit bereits Ergebnisse.

3. Begrenzte Ressourcen akzeptieren
Wichtig dabei ist, den begrenzten Zeitrahmen zu akzeptieren.

→ Für diese Einordnungen kannst du die Eisenhower Methode wunderbar benutzen. Mit ihr kannst du ganz einfach Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit einordnen.

Achtung! Das Pareto Prinzip kann bei falscher Interpretation und Anwendung negative Auswirkungen haben.

Oft werden die restlichen 80 % Gesamteinsatz für die fehlenden 20 % der Ergebnisse vernachlässigt oder komplett ignoriert. Das Pareto Prinzip hilft, den Fokus auf die besonders produktiven Aufgaben zu lenken, aber auch andere Aufgaben sind notwendig.

Beispiele: E-Mails beantworten, Informationen/ Daten einholen, sammeln und auswerten

Es ist also wichtig, das Pareto Prinzip nicht als Ausrede für umfangreiche Aufgaben zu sehen und nur an den geeigneten Orten zu sparen. Manche Tätigkeiten lassen sich nicht verkürzen.

Beispiel: Du hast eine Umfrage gemacht und wertest nur einen kleinen Teil der Antworten aus. Für repräsentative Ergebnisse musst du zwingend alles berücksichtigen!

Noch ein Tipp: Versuche deine Effizienz nicht übermäßig zu steigern. Erkenne auch deine Grenzen und vermeide Stress, indem du dir keine zu hohen Ansprüche stellst.

80 20 Regel Tasse Block

Pareto Prinzip Beispiele

Anwendung der 80 20 Regel im Zeitmanagement am Beispiel einer wissenschaftlichen Arbeit:

Die wichtigsten Informationen und Erkenntnisse schreibst du mit einem sehr geringen Zeitaufwand nieder.

Die überwiegenden Aufwand hast du wahrscheinlich damit, nach ganz konkreten Informationen zu suchen, alle Formalien umzusetzen und bestimmte technische Details auszuarbeiten.

Nach der 80 20 Regel legst du deinen Fokus also auf die wirklich wichtigen 80 % der Ergebnisse, die du in nur 20 % der Zeit erledigen kannst. Das ist der inhaltliche Teil mit den Kernaussagen.

Bei den restlichen Aufgaben musst du Prioritäten und Limits setzen. So ist das Einhalten der Formalien meist notwendig für wichtige Bewertungspunkte.

Einige technische und gestalterische Ausarbeitungen fallen dagegen kaum ins Gewicht und rauben dir nur wertvolle Zeit. Auf diese solltest du also verzichten!

Auch in anderen Bereichen lässt sich die 80 20 Regel anwenden:

Für die Klausur lernen: Ist die Zeit mal wieder knapp und es ist klar, dass du es nicht mehr schaffst den kompletten Stoff zu wiederholen, dann beschränkte dich auf die Kernaussagen. So wirst du dir auch in etwa 20 % der Zeit 80 % des relevanten Wissens aneignen können.

Putzen: Das Gleiche kannst du auch beim Putzen anwenden. Wenn du wenig Zeit hast oder einfach schnell fertig werden möchtest, beschränke dich auf das Wichtigste und es wird trotzdem relativ sauber werden.

Interessant: Der Erfinder Vilfredo Pareto beobachtete, dass Anfang des 20. Jahrhunderts 20 % der italienischen Staatsbürger 80 % des Staatsvermögens besaßen. Daraus wurde also das Pareto Prinzip als 80 20 Regel formuliert.

Das ist heutzutage übrigens nicht viel anders: Weltweit besitzen die reichsten 20 % sogar fast 94 % des globalen privaten Vermögens! (Und das reichste Prozent etwa 40 % des Weltvermögens…)

FAQ zum Pareto Prinzip

Wie funktioniert das Pareto Prinzip?

Nach dem Pareto Prinzip (80 20 Regel) können 80 % der Ergebnisse in 20 % des Gesamtaufwandes erreicht werden. Dafür musst du geeignete Aufgaben identifizieren und entsprechend des Zeitrahmens Prioritäten setzen.

Wo findet das Pareto Prinzip Anwendung?

Das Pareto Prinzip findet in den unterschiedlichsten Bereichen Anwendung. In Unternehmen, beim Zeitmanagement von Studierenden oder bei jeder einzelnen Person im Haushalt. Du kannst z.B. effektiver lernen, arbeiten oder putzen.

Wir hoffen, dass du nun einen guten Eindruck vom Pareto Prinzip bekommen hast und weißt, wie du es anwenden kannst. Falls du noch Fragen hast, lass es uns in den Kommentaren wissen und wir geben unser Bestes dir zu helfen!

Ansonsten klick dich gerne mal bei unseren weiteren Studitipps durch.

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