In einem Unternehmen soll natürlich immer alles möglichst rund laufen. Dazu werden gezielt verschiedene Steuerungselemente eingesetzt, zu denen auch die Warenwirtschaft gehört.
Mithilfe dieses Artikels kannst du dir einen Überblick über das Thema verschaffen und in Zukunft die wichtigsten Fragen problemlos beantworten.
Starten wir doch direkt mit einer kurzen Definition!
Was ist ein Warenwirtschaftssystem?
Erfasst werden die Warenbewegungen mithilfe eines Warenwirtschaftssystems.
Dabei handelt es sich um eine Software, also ein digitales Tool, das Prozesse abbildet und zur Analyse der erfassten Daten verwendet werden kann. Es soll die teils sehr komplexen Abläufe im Unternehmen erleichtern, transparenter und schneller machen.
Darüber hinaus können über ein Warenwirtschaftssystem in der Regel auch Kunden- oder Lieferantendaten verwaltet sowie Angebote und Rechnungen erstellt werden.
Man unterscheidet drei Arten von Warenwirtschaftssystemen (WWS):
Das geschlossene WWS vereint alle Funktionen für die gesamte Warenwirtschaft in einem einzigen System.
Sämtliche Funktionen eines geschlossenen WWS inkl. Schnittstellen nach außen, z.B. zu Versanddienstleistern, Zahlungsdienstleistern (z.B. PayPal) oder Kassensystemen im stationären Handel.
Das ist z.B. dann sehr nützlich, wenn Ware sowohl stationär als auch online verkauft wird, vor allem dann, wenn für beide Vertriebskanäle ein gemeinsames Lager genutzt wird. Das integrierte WWS vereinfacht in so einem Fall den Datenaustausch.
Ein einfacheres WWS, das lediglich grundlegende Prozesse wie Warenein- und -ausgänge umfasst. Andere Funktionen werden (je nach Bedarf) durch andere Systeme abgedeckt.
Aufgaben der Warenwirtschaft
Welche Aufgaben die Warenwirtschaft erfüllt, haben wir in der Definition weiter oben schon grob umrissen. Nun wollen wir aber einen etwas genaueren Blick darauf werfen, denn der Aufgabenbereich ist tatsächlich sehr vielfältig:
Natürlich müssen Waren erst einmal beschafft werden, bevor ein Unternehmen sie wieder verkaufen kann. Im Rahmen der Warenwirtschaft werden dementsprechend Bestellungen, Liefertermine und Preise überwacht sowie Wareneingänge im System gebucht.
Hiermit verbunden ist außerdem die Verwaltung und Analyse von Lieferantendaten.
Unter Disposition versteht man in der Warenwirtschaft grob gesagt die Verwaltung der Waren. Disponenten haben dafür zu sorgen, dass die Ware pünktlich in korrekter Menge an den Kunden geliefert wird. Dabei werden sie durch Warenwirtschaftssysteme unterstützt.
Teilweise ist die Disposition heutzutage auch schon automatisiert.
In einem (großen) Lager kann man schnell man den Überblick verlieren. Genau das soll die Warenwirtschaft verhindern.
Warenwirtschaftssysteme werden genutzt, um Waren einen festen Lagerplatz zuzuweisen, die Bestände zu überwachen und Warenentnahmen zu buchen.
Auch bei der Inventur und der Auswertung der Inventur kann das System eine große Hilfe sein, z.B. indem Zähllisten erstellt und Differenzen ganz einfach gebucht werden.
Und schließlich muss die Ware ja auch wieder verkauft werden. Es werden also Aufträge erfasst und Verkaufsabschlüsse über die verschiedenen Vertriebskanäle erfasst.
Auch Rechnungen können in der Regel über ein Warenwirtschaftssystem erstellt und an den Kunden gesendet werden.
Darüber hinaus werden im Warenwirtschaftssystem Kundendaten erfasst. Diese können ebenfalls analysiert und zur Verbesserung des Kundenservice genutzt werden.
Ziel der Warenwirtschaft
Und das Warenwirtschaftssystem – oder besser gesagt die Daten, die darin erfasst werden – zeigt genau das: Was ist der richtige Ort? Welche Mengen brauche ich dort von Ware A vs. Ware B? Wo brauche ich vielleicht mehr von Ware B?
So werden sämtliche Prozesse transparent gemacht und ein Unternehmen kann eingreifen, um bei Bedarf Optimierungen an den richtigen Stellen vorzunehmen.
Inwieweit Warenwirtschaft bzw. welche Art von Warenwirtschaftssystem eingesetzt wird, muss letztendlich natürlich jedes Unternehmen für sich selbst entscheiden.
Grundsätzlich gilt aber: Jedes Unternehmen, das überwiegend Ware verkauft (also sogenannte Handelsunternehmen) kann von einem derartigen System profitieren. Und dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um einen Groß- oder Einzelhandelt handelt!
Und damit sind wir auch schon am Ende unseres Artikels angekommen. Wir hoffen, wir konnten dir einen guten Überblick über das Thema Warenwirtschaft verschaffen! Als nächstes interessieren dich vielleicht folgende Themen:
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