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Aufbauorganisation – einfach erklärt, was du wissen musst

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Die Aufbauorganisation kann ein komplexes Thema sein. Aber keine Sorge!

Mit diesem Artikel zeige ich dir:

… was der Begriff Aufbauorganisation zu bedeuten hat,
… was die Aufgabenanalyse und -synthese beinhaltet,
… welche Arten der Darstellung es gibt, mit Beispielen und Vor- und Nachteilen,
… die Ziele einer Aufbauorganisation
… und am Ende noch kurz der Unterschied zur Ablauforganisation.

Fangen wir doch gleich mal an!

Die Aufbauorganisation ist ein Aufgabengebiet der betrieblichen Organisation. Es legt die Strukturen, Hierarchien und institutionellen Beziehungen innerhalb eines Unternehmens fest und sorgt somit für einen Überblick über die interne Struktur.

betriebliche Organisation: umfasst Abläufe und Strukturen des Unternehmens

Die Darstellung dieser Organisation wird am Ende durch ein Organigramm ermöglicht.
Dies besteht aus drei Elementen:

Aufbauelemente: Kästchen → Abteilungen, Stellen, Instanzen
Aufbaubeziehungen: Linien → Beziehungen zwischen den einzelnen Elementen
Leitungssysteme: Hierarchie → interne Ordnung/Machtverhältnisse der Elemente

Hier einmal ein Beispiel zur allgemeinen Darstellung:

aufbauorganisation beispiel

Bevor aber eine mögliche Organisationsstruktur (wie oben im Beispiel) entwickelt werden kann, müssen zwei Schritte ausgeführt werden:

Aufgabenanalyse

Definiert die Hauptziele des Unternehmens und teilt sie in Arbeitsaufgaben ein. Diese Aufgaben werden dann später wieder unterteilt in einzelne Teilaufgaben.

Aufgabensynthese

Fasst Teilaufgaben zu sinnvollen Aufgabenkomplexen zusammen, die dann anschließend den jeweiligen Stellen zugeordnet werden können.

Am Ende steht nun eindeutig fest, welche Abteilungen bzw. Bereiche existieren und wie die Aufgaben unter den Mitarbeitern zu verteilen sind. Dies ermöglicht eine effiziente Arbeit im Unternehmen, die für alle Beteiligten von Vorteil ist.

Die Arten der Aufbauorganisation

Grundlegend können drei traditionelle Arten der Aufbauorganisation unterschieden werden: die funktionale, die divisionale und die Matrixorganisation (als Verbindung der beiden).

Im Folgenden werden die genannten Arten genauer ausgeführt. Die Einteilung erfolgt hierbei in zwei Bereiche: zum einen die eindimensionale und zum anderen die mehrdimensionale Organisationsform.

Bevor wir damit beginnen, habe ich eine kleine Übersicht für dich vorbereitet:

Eindimensionale Organisationsform

Das Einliniensystem, welches funktional oder divisional dargestellt werden kann.

Mehrdimensionale Organisationsform

Das Stabliniensystem (als erweiterte Form des Einliniensystems) und das Mehrliniensystem, mit der Matrixorganisation als verbreitetste Form.

Zum Einliniensystem haben wir auch einen eigenen Artikel erstellt. Den kannst du dir gerne mal anschauen, wenn du genauere Informationen darüber brauchst!

Organisationsformen mit Beispielen und Vor- und Nachteilen

Liniensystem = Verknüpfung von Stellen durch sogenannte Leitungsbeziehungen. Diese stellen dann die Weisungsbefugnis der jeweils übergeordneten Instanzen dar und somit auch den jeweils untergeordneten organisatorischen Einheiten.

Im Folgenden werden die einzelnen Arten spezifischer ausgeführt (mit Vor- und Nachteilen zu jeder Art) und Beispiele für die Darstellung.

Klick doch einfach mal alles durch!

Eindimensionale Organisationsform – Einliniensystem

Bei dem Einliniensystem handelt es sich um eine einfache Organisationsstruktur, die in einem Unternehmen angewandt werden kann.

Es folgt dem Grundsatz der einheitlichen Auftragserteilung, was bedeutet, dass ein Mitarbeiter genau einen Vorgesetzten hat, aber ein Vorgesetzter mehreren Mitarbeitern übergeordnet ist.

Das Einliniensystem kann auf unterschiedliche Weise dargestellt werden:

Die funktionale Organisation

Ein Beispiel für die Darstellung mittels Einliniensystem ist eine funktionale Organisation (auch Funktionalorganisation genannt), in der das Unternehmen in Funktionsbereiche (bspw. Abteilungen) gegliedert wird, um anschließend die Mitarbeiter zu den einzelnen Stellen zuzuordnen.

beispiel zur funktionalen Organiastionsform

Eignet sich für kleine und mittlere Unternehmensgrößen mit einem einheitlichen Produktionsprogramm.

einfacher Aufbau

Kompetenzen werden klar getrennt

Entscheidungen innerhalb der Abteilungen sind schnell zu treffen

geringere Flexibilität

eigenes Innovationspotenzial eingeschränkt

wenig Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Abteilungen

Die divisionale Organisation

Eine weitere Möglichkeit ist die divisionale Organisation (auch Spartenorganisation oder Divisionalorganisation genannt), in der das Unternehmen in Geschäftsbereiche (=Sparten oder Divisionen) geteilt wird. Dies können beispielsweise Länder/Regionen, Produkte oder Produktgruppen sein.

Jedes dieser Bereiche besitzt seine eigenen Funktionsbereiche (hier: Abteilungen Einkauf und Vertrieb).

beispiel divisionale organisationsform

Geeignet für große Unternehmen, mit einem diversifizierten Produktangebot.

Transparenz, hinsichtlich Kosten und Ergebnisse

schnelles Reagieren auf veränderte Umfeldbedingungen

Erfolgszurechnung hoch und zudem eindeutig bestimmbar

Funktionen treten mehrfach auf

Kommunikation zwischen den Sparten gering

Organisations- und Verwaltungsaufwand ist höher

Vor- und Nachteile des Einliniensystems im Allgemeinen

klarer Aufbau

einfache Abläufe und Wege

mit geringem Kostenaufwand arbeiten

keine Überschneidung von Kompetenzen

eindeutige Berichts- und Kommunikationswege

Mitarbeiter sind leichter zu betreuen und zu steuern

schnell und flexibel auf veränderte Bedingungen reagieren

fehlende Dynamik des Systems

mögliche Überlastung der Vorgesetzten

fehlende Flexibilität bei der Entscheidungsfindung

Vorgesetzte und Mitarbeiter sind voneinander abhängig

Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern wird erschwert

lange Dienst- und Kommunikationswege (kann zu Zeitverlust und eventueller Informationsverfälschung führen)

sämtliche Entscheidungen hängen von einer/wenigen Personen ab (Ausfallen dieser Personen kann schwere Folgen haben)

Mehrdimensionale Organisationsform – Stabliniensystem

Das Stabliniensystem ist eine Form des Einliniensystems, nur erweitert um sogenannte Stabsstellen. Diese sollen Instanzen bei einzelnen Aufgaben entlasten und unterstützen. Die Aufgaben könnten beispielsweise Controllingaufgaben oder Marketingfragen sein.

Die Stabsstellen haben lediglich eine Beratungsfunktion und können somit bei Entscheidungsfindungen nicht mitwirken.

stabliniensystem

Vor- und Nachteile des Stabliniensystems

Entlastung der Führungskräfte

Entscheidungsqualität wird erhöht

Spezialisierungsvorteile werden genutzt

Beratungsvorteile durch die Stabsstellen

mögliche Demotivation des Stabes

mögliche Konflikte zwischen Stab und Linien

ggf. werden Vorschläge der Stabsstellen blockiert

Konfliktgefahr: Entscheidungsvorbereitung und die eigentliche Entscheidung finden getrennt statt

Mehrdimensionale Organisationsform – Mehrliniensystem

Das Mehrliniensystem zeichnet sich dadurch aus, dass (im Gegensatz zum Einliniensystem) die Mitarbeiter nicht nur einem, sondern mehreren Vorgesetzten unterstellt sind.

Das bedeutet also, dass Mitarbeiter von mehreren Vorgesetzten zur gleichen Zeit Aufträge erhalten können (Mehrheit der Auftragserteilung).

Das Mehrliniensystem folgt dem Prinzip des kürzesten Weges.

mehrliniensystem beispiel

Kommt bei kleinen und mittleren Unternehmensgrößen zum Einsatz, da durch den Mangel an Personalkapazitäten, die Mitarbeiter mit mehreren Aufgaben betraut werden müssen.

Vor- und Nachteile des Mehrliniensystems

größere Flexibilität

intensive Kommunikation

Entlastung vom Top-Management

Probleme sind besser zu lösen (weil mehrere Abteilungen einbezogen)

geringe Übersichtlichkeit

mögliche Verzögerung bei Entscheidungsprozessen

mögliche Kompetenzüberschneidung mit der Gefahr zu Konflikten

keine klare Abgrenzung der Zuständigkeiten, weshalb Fehler schwerer zuzuordnen sind

Mehrdimensionale Organisationsform – Matrixorganisation

Die Matrixorganisation ist die verbreitetste Form eines Mehrliniensystems und wird dann angewendet, wenn verschiedenartige Aufgaben von einer Stelle zur gleichen Zeit wahrgenommen werden müssen.

Es wird dargestellt, durch die Verbindung der divisionalen und funktionalen Organisation (siehe Einliniensystem). Vertikale Linien zeigen die Funktionsbereiche auf, während die horizontalen Linien produkt- oder projektorientiert verlaufen.

Die Schnittstellen dieser beiden Linien bilden dann die spezialisierten Stellen.

Funktionsbereiche → funktionale Organisation → vertikale Linien


produkt/-projektorientiert → divisionale Organisation → horizontale Linien

Die Mitarbeiter erhalten also von zwei verschiedenen Vorgesetzten (dem Produktverantwortlichen und dem funktionalen Leiter) ihre Anweisungen, was als duale Befehlskette bezeichnet wird.

beispiel matrixorganisation

Wird häufig angewendet von Unternehmen, die international ihre Produkte verkaufen und somit für jeden Ländermarkt entsprechende Produktspezialisten benötigen.

Allgemein findet man diese Form also bei größeren Unternehmen.

Vor- und Nachteile der Matrixorganisation

flexibles System

umfassende Betrachtung der Aufgaben

anpassungsfähig an Umfeldbedingungen

kreative und qualitative Lösungen von Problemen werden gefördert

geringe Übersichtlichkeit

unklare Unterstellungsverhältnisse in den Schnittstellen

hohe Kosten, hinsichtlich Kommunikation, Koordination, Information

ausgeprägtes Konfliktpotenzial, was zu erhöhter persönlicher Belastung führen kann

Ziele der Aufbauorganisation

Die Aufbauorganisation dient als Grundlage zur Erreichung der Unternehmensziele und bildet an sich eine leicht verständliche Methode, um dies zu erreichen.

Die Planung ist notwendig, für eine effiziente Arbeit im Unternehmen. Klare Zuteilungen der Mitarbeiter und Führungskräfte sorgen für einen geregelten Ablauf und vermeiden somit die Entstehung unnötiger Kosten. Zudem sorgt dies dafür, dass die einzelnen Bereiche besser zu koordinieren sind und jegliche Prozesse besser optimiert werden können.

Auch für neue Mitarbeiter im Unternehmen ist eine gut strukturierte Aufbauorganisation besonders wichtig. Sie können sich dadurch besser zurechtfinden und sich leichter in das Team und das Unternehmen im Allgemeinen integrieren.

Unterschiede zur Ablauforganisation

Wichtig: diese beiden Begriffe bezeichnen komplett unterschiedliche Bereiche. Also nicht verwechseln!

Die Ablauforganisation bezeichnet die Gestaltung von Arbeitsprozessen in einer Organisation mit dem Ziel, dass betriebliche Teilaufgaben beziehungsweise Arbeitsvorgänge erfüllt werden können.

Dies geschieht dann auf Grundlage unterschiedlicher Faktoren, was du in unserem Artikel über Ablauforganisation genauer nachlesen kannst.

Der Unterschied zwischen den beiden Begriffen besteht also darin, dass:

sich die Aufbauorganisation mit der Struktur des Unternehmens befasst,

wohingegen die Ablauforganisation die Prozesse gestaltet und die Abfolge der Tätigkeiten innerhalb dieser Prozesse festlegt.

Zusammenfassung zur Aufbauorganisation

Zusammengefasst kann also gesagt werden, dass die Aufbauorganisation:

  • zur Festlegung von Strukturen innerhalb des Unternehmens angewendet wird,
  • die Aufgaben und Tätigkeiten getrennt, gruppiert und somit auch besser koordiniert werden können,
  • um somit eine einheitliche und klare Verteilung von Aufgaben und Zuständigkeiten zu ermöglichen

Alles in Allem sorgt es für eine zielgerichtete Ausrichtung des Unternehmens auf die Erreichung der Unternehmensziele.

FAQ

Was ist die Aufgabe der Aufbauorganisation?

Die Aufgabe besteht darin, das Unternehmen so zu strukturieren, dass eine effiziente Arbeit ermöglicht werden kann, welche auf die Unternehmensziele ausgerichtet ist.

Hierunter zählt dann nicht nur die hierarchische Struktur des Unternehmens, sondern auch Weisungsbefugnisse und Verantwortlichkeiten für jeden.

Was ist Aufbau- und Ablauforganisation?

Die Aufbauorganisation beschäftigt sich mit der internen Struktur eines Unternehmens, wohingegen die Ablauforganisation Prozesse gestaltet und die Abfolge der Tätigkeiten festlegt, die innerhalb dieser Prozesse stattfinden.

Aufbau: Struktur des Unternehmens

Ablauf: Prozesse/Tätigkeiten festlegen

Warum haben Unternehmen eine Aufbauorganisation?

Durch die Planung und festgelegte Struktur im Unternehmen kann eine effiziente Arbeit ermöglicht werden, die auf die Unternehmensziele ausgerichtet ist. Das wichtigste an diesem Punkt ist, dass somit alle Ressourcen (Geldmittel, Personal etc.) zielgerichtet eingesetzt werden können, was am Ende einiges an Kosten für das Unternehmen einspart.

Welche Arten der Aufbauorganisation gibt es?

Man unterscheidet zwischen drei traditionellen Formen: zum einen die divisionale Organisation, dann die funktionale Organisation und zuletzt die Matrixorganisation (Verbindung der beiden anderen).

Welche Organisationseinheiten gehören zur Aufbauorganisation?

Es gibt drei Organisationseinheiten: Einlinien-, Stablinien- und Mehrliniensystem

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Bei der Erstellung des Artikels haben wir uns viel Mühe gegeben. Deshalb freuen wir uns sehr darüber, wenn du uns eine Bewertung und/oder einen Kommentar dalassen würdest. Vielen Dank!

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