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Ablauforganisation – das Wichtigste für dich in kompakter Form

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Die Ablauforganisation mag im ersten Moment etwas kompliziert erscheinen. Aber keine Sorge, mit diesem Artikel fällt dir das Thema leichter!

Hier erfährst du:
…. was der Begriff Ablauforganisation genau bedeutet,
…. welche Aufgaben sich dahinter verbergen,
…. welche Konzepte und Dimensionen (mit Beispielen zur Darstellung) dazu gehören,
…. welche Ziele damit verfolgt werden sollen und
…. am Ende noch kurz der Unterschied zur Aufbauorganisation.

Also fangen wir doch gleich mal an!

Die Ablauforganisation (heute bekannter unter den Begriffen: Prozessmanagement und Workflow-Management) ist Teil der betrieblichen Organisation und gliedert Arbeitsabläufe ein, unter Berücksichtigung von Arbeitsinhalt, -zeit, -raum und -zuordnungen.

Arbeitsprozesse werden hierbei so gestaltet, dass sie optimal auf die Erfüllung von betrieblichen Teilaufgaben beziehungsweise Arbeitsvorgängen ausgerichtet sind.

Als Teil der Aufbauorganisation wurden zuvor Subsysteme des Unternehmens definiert, die jetzt durch die Ablauforganisation mit Arbeitsbeziehungen ergänzt werden können.

Zur Aufbauorganisation haben wir ebenfalls einen Artikel für dich erstellt.

Also schau doch mal vorbei, falls noch was unklar sein sollte!

Aufgaben der Ablauforganisation

Das Augenmerk liegt hier immer auf dem Hauptziel der Ablauforganisation → die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens zu steigern

Hauptaufgabe der Ablauforganisation ist, die durchzuführenden Arbeitsschritte ideal aufeinander abzustimmen.

Dafür werden die Arbeitsabläufe nach vier Kriterien geordnet (Arbeitsinhalt, -zeit, -raum und -zuordnung), um die wichtigen Bestandteile von Anfang an bei der Planung mit einzubeziehen.

Ich habe dir hier eine Grafik mitgebracht zur groben Übersicht.

Du kannst sie dir hier auch noch als PDF-Dokument herunterladen, falls du sie brauchst.

Diese Ordnung des Arbeitsablaufes wird im Folgenden etwas genauer erklärt, um verstehen zu können, was die einzelnen Bereiche beinhalten.

Arbeitsinhalt

Was muss womit gemacht werden?

Bestimmt das Arbeitsobjekt und legt einzelne Verrichtungen fest.

Arbeitszeit

Wann muss was gemacht werden?

Ermittelt die Zeitdauer für die anstehenden Teilaufgaben und legt die Reihenfolge dieser Tätigkeiten fest.

Zudem werden hier kalendermäßige Anfangs- und Endzeitpunkte bestimmt, die für die einzelnen Aufgaben von Bedeutung sind.

Arbeitsraum

Wo muss was gemacht werden?

Arbeitsplätze beziehungsweise Stellen werden so angeordnet, dass die Teilaufgaben hinsichtlich größtmöglicher Wirtschaftlichkeit erledigt werden können.

Arbeitszuordnung

Wer macht was?

Es gibt hier zwei Varianten, die genutzt werden:

Zum einen die Einzelzuordnung, in der die Teilaufgaben einem Aufgabenträger eindeutig vorgeschrieben werden.

Zum anderen die Gruppenzuordnung, in der Teilaufgaben einer Gruppe von Personen übertragen werden.

Konzepte der Ablauforganisation

Innerhalb der Ablauforganisation gibt es unterschiedliche Konzepte, wie die Organisation von Prozessen ermöglicht werden kann. Diese werden im Folgenden einzeln genauer ausgeführt.

Klick doch einfach mal alles durch!

Stellenübergreifende Arbeitsschritte werden hier miteinander verknüpft, was am Ende einen Arbeitsprozess bildet.

Dies wird durch drei Phasen realisiert:

  1. Analyse der Prozesse → um die bestehende Situation durchleuchten zu können
  2. Vorhandene Prozesselemente auf die Stellen verteilen
  3. Prozesse koordinieren

Wichtig: Keine Unterscheidung zwischen Ablauf- und Aufbauorganisation, da die Prozesse und Strukturen als Ganzes betrachtet werden.

Ausgangspunkt bildet hier die Aufgabe der Gesamtunternehmung.

Eine Hauptaufgabe wird (differenziert nach Aufbau und Ablauf) in weitere Unteraufgaben unterteilt.

Die Vorgehensweise sieht so aus:

Arbeitsablauf → beinhaltet die Folge von allen Arbeitsstufen

(Arbeitsstufen sind die kleinsten, zusammenhängenden Arbeitseinheiten)

Arbeitsstufen → zu Arbeitsreihen zusammengefasst

Arbeitsreihen → zu größeren Arbeitszyklen zusammengefasst

Ist alles abgeschlossen, geht es weiter mit:

Dem Beginn der Arbeitsverteilung im Unternehmen. Arbeitsvorgänge und -träger werden einander zugeordnet und die Leistungen der Arbeitsträger untereinander abgestimmt.

Mögliche Elemente sind hier Aufgaben beziehungsweise Aktivitäten.  Eine Vorgänger-Nachfolger-Beziehung realisiert dann die Darstellung, ergänzt durch Material- und Informationsflüsse.

Analyse-Synthese-Konzept

Arbeitsanalyse

Verschafft einen Überblick über alle anfallenden Arbeitsteile und zerlegt eine Aufgabe immer weiter, bis zu den kleinsten Teilaufgaben

Arbeitssynthese

Gewonnene Arbeitsteile werden zusammengefasst, nach: Objekt-, Rang-, Verrichtungs- und Phasenmerkmalen.

Der Ablaufplan dient als Erweiterung zur Arbeitsorganisation und beinhaltet die folgenden Elemente: Arbeitsverteilung, Gruppierung, Reihenfolge, Leistungsabstimmung, Anfangs- und Ablaufbedingungen und der Transport.

Diese Elemente werden nun etwas genauer ausgeführt:

Arbeitsverteilung

Qualifikationen der Mitarbeiter sollen mit dem Arbeitsgang übereinstimmen.

Problem: ist manchmal nicht der Fall, weshalb diese Differenz hier an der Stelle auszugleichen ist.

Gruppierung

Arbeitsmittel (beispielsweise Computer, Maschinen, Arbeitskleidung etc.) gruppieren und den Stellen zuordnen. Dies ermöglicht ein optimales räumliches und zeitliches organisieren der Arbeit im Unternehmen.

Problem: Arbeitsgruppen sind zu groß, weshalb Arbeitsmittel nicht ausreichen. Auch dies sollte hier beachtet werden.

Reihenfolge

Anordnung von Abläufen festlegen, gegliedert nach Prioritäten und zeitlicher beziehungsweise räumlicher Hinsicht.

Leistungsabstimmung

Beinhaltet mengenmäßiges und zeitmäßiges synchronisieren der Prozesse.

Bedingungen für den Anfang und den Ablauf

Ist zur Bestimmung von Beginn und Ablauf einer Arbeit gedacht.

Transport

Die Arbeitsobjekte müssen zwischen Arbeitsträgern transportiert werden.

Der Fokus liegt hierbei auf dem Optimieren der Transportwege, um dadurch die Transportkosten möglichst gering zu halten (also keine unnötigen Wege einbauen, die viel Zeit und damit auch Geld kosten.).

Dimensionen der Ablauforganisation

Ich habe dir hier eine Grafik mitgebracht, die alle Dimensionen der Ablauforganisation einmal grob darstellt.

dimensionen workflow-management

Diese Grafik könnt ihr euch hier auch als PDF-Dokument anschauen und herunterladen:

Wenn du genauere Informationen über diese Dimensionen brauchst, dann klick unten gerne mal alles durch.

Die funktionsorientierte Ablauforganisation zerlegt Arbeitsabläufe in einzelne Arbeitsschritte.

Was findet in welcher Reihenfolge statt?

Darstellung mittels Flussdiagramm oder einer EPK (Ereignisgesteuerten Prozesskette, wie hier im Beispiel)

Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) Beispiel

Die raumorientierte Dimension der Ablauforganisation befasst sich mit der Gestaltung der Arbeitsplätze und Anordnung der Räume.

Hierbei ist wichtig:

  • Anordnungen und Wege effizient gestalten (nach dem Prinzip des kürzesten Weges) und
  • Unterscheidung der Bereiche im Unternehmen (beispielsweise nach Produktion, Verwaltung, Vertrieb etc.) stattfindet.

Zum Beispiel sind Informationsflüsse oder die Transportzeiten von Materialien (etc.) mit einzuberechnen, damit am Ende die Wege perfekt aufeinander abgestimmt sind.

Die Darstellung erfolgt durch ein Raumdiagramm.

Sie legt Beginn, Ende und die Dauer von einem Arbeitsschritt fest und stimmt alles optimal aufeinander ab, damit keine Zeit verloren geht.

Die Darstellung erfolgt durch die Netzplantechnik (siehe Beispiel) oder einem Balkendiagramm.

Welche Ziele verfolgt die Ablauforganisation?

Monetäre Ziele: höherer Umsatz, maximierter Gewinn…

Qualitative Ziele: lassen sich nicht messen, aber dienen grundsätzlich als Grundlage für quantitative Ziele. Ein Beispiel hierfür wäre: Kundenzufriedenheit verbessern.

Die Ablauforganisation verfolgt qualitative und periodenbezogene monetäre Ziele. Hier ein paar Beispiele, welche Ziele das sein könnten:

Komplexität reduzieren

Auslastung der Kapazitäten optimieren

Fehler in Entscheidungen und Produktion verringern

Transport- und Verteilaufwendungen reduzieren (durch die optimierte Arbeitsplatzanordnung)

Steigerung der Qualität, hinsichtlich Bearbeitung eines Vorgangs, aber auch den Arbeitsbedingungen.

Durchlauf-, Warte-, Leerlauf- und Verteilzeiten reduzieren, um damit zusätzlich noch die Termintreue des Unternehmens zu erhöhen.

Weitere Ziele sind, die Kosten im Unternehmen zu senken und gleichzeitig die Qualität zu sichern beziehungsweise zu steigern. Wie du sicher schon sehen kannst, stehen die beiden in einem Zielkonflikt zueinander.

Deshalb wird diese Situation auch als das “Dilemma der Ablauforganisation” bezeichnet.

Durchlaufzeit: Zeitspanne, die ein Arbeitsprojekt benötigt, um das System zu durchlaufen.

Unterschiede zur Aufbauorganisation

Ablauforganisation befasst sich also mit der Prozessgestaltung in einem Unternehmen und legt alles fest, was innerhalb dieser Prozesse passiert. Also wer macht was, wann, wo, wie, womit.

Prozesse sind so zu optimieren, dass die Ziele (mit besonderem Fokus auf die Steigerung der Wirtschaftlichkeit) erreicht werden.

Die Aufbauorganisation hingegen ist sozusagen der Schritt davor. Sie legt die internen Strukturen eines Unternehmens fest, bildet Abteilungen und verteilt Mitarbeiter auf diese.

Anschließend ist dies in einem Organigramm darzustellen, wo nun auch Weisungsbefugnisse und Verantwortlichkeiten zu sehen sind.

Zusammenfassung Ablauforganisation

Sie legt fest: was, womit, wann, wo, wie, von wem gemacht werden muss.

Das Hauptziel ist hierbei, alle Prozesse im Unternehmen so zu gestalten, dass die vorhandenen Ressourcen optimal verteilt werden. Dies ermöglicht am Ende die Durchlaufzeiten für jedes Projekt so zu minimieren, dass die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens gesteigert werden kann.

FAQ

Was regelt Ablauforganisation?

Die Ablauforganisation regelt die Prozesse, die innerhalb eines Unternehmens stattfinden.

Hierbei orientiert man sich an folgenden Kriterien:

Arbeitsinhalt (was muss womit gemacht werden?),
Arbeitszeit (wann muss was gemacht werden?),
Arbeitsraum (wo muss was gemacht werden?),
Arbeitszuordnung (wer macht was?).

Welche Ablauforganisation gibt es?

Es gibt drei Arten:

funktionsorientiert (was in welcher Reihenfolge),
raumorientiert (Arbeitsplätze gestalten, Räume anordnen) und
zeitorientiert (Beginn, Ende, Dauer von einem Arbeitsschritt festlegen und alles optimal aufeinander abstimmen)

Was sind Ziele der Ablauforganisation?

Hauptziel: die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens steigern

  • vorhandene Ressourcen effizient einsetzen
  • Kapazitätsauslastung maximieren und gleichzeitig die Durchlaufzeit minimieren
  • Kosten im Unternehmen senken und gleichzeitig die Qualität halten/steigern

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