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Change Management – Die wichtigsten Phasen und Modelle

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Unter Change Management versteht man den Prozess zur Umsetzung von Veränderungen in Unternehmen. Welche wichtigen Phasen es im Change Management gibt und welche zwei Modelle du unbedingt kennen solltest, erfährst du in diesem Artikel.

Fangen wir direkt an!

Was ist Change Management?

Change Management bedeutet auf deutsch Veränderungsmanagement und umfasst alle Aufgaben, welche bei der Veränderung oder Überarbeitung von Prozessen, Strategien, Werten oder Verhaltensweisen in einem Unternehmen durchgeführt werden müssen.

Beispiele dafür sind:

  • neue Märkte werden erobert
  • ein anderes Unternehmen wird gekauft
  • neue Produkte werden eingeführt
  • Technologien revolutionieren das Geschäftsmodell
  • Kosten sparen oder die Kundenzufriedenheit wieder steigern

Ein wichtiger – wenn nicht der wichtigste Aspekt – bei der Einführung von Veränderungsprozessen sind die Mitarbeitenden. Nicht alle betroffenen Mitarbeitenden stehen Veränderungen am Arbeitsplatz offen gegenüber.

Diese Wahrheit gilt es zu akzeptieren. Entscheidend ist ein offener Umgang mit Bedenken und dass Mitarbeitende ihre Bedenken offen kommunizieren können.

Welche Phasen gibt es in Change Management?

Damit Veränderungen erfolgreich bewerkstelligt werden, müssen die Unternehmen verschiedene Phasen durchlaufen.

Das Change Management hinterfragt kontinuierlich den Status quo in einem Unternehmen, um ggf. Maßnahmen einzuleiten, mit denen sich das Unternehmen den veränderten Rahmenbedingungen anpasst.

Der idealtypische Change Prozess besteht aus fünf verschiedenen Phasen:

1. Analyse
2. Planung
3. Coaching
4. Umsetzung
5. Kontrolle

1. Phase: Analyse des Ist-Zustandes
Die Verantwortlichen nehmen den Ist-Zustand auf und definieren die Ziele. Im Zuge dessen erfolgt eine Identifizierung von Defiziten und den zukünftigen Aufgabenfeldern um vom Ist- zum Soll-Zustand zu gelangen.

2. Phase: Planung des Change Managements
In der Planungsphase erfolgt die Formulierung der Ziele. Zudem werden die genauen Pläne und Prozesse erarbeitet. Dies umfasst den Zeitrahmen, das Budget, die Kommunikationsmaßnahmen und eine Roadmap.

3. Phase: Coaching der Beteiligten
In der Coaching-Phase werden die Projektführer qualifiziert. Die Verantwortlichen bekommen das entsprechende Know-how vermittelt, um professionelles Veränderungsmanagement zu betreiben.

4. Phase: Umsetzung der Veränderungsprozesse
Bei der Umsetzung des Change Managements ist eine aktive Begleitung erforderlich. Die Verantwortlichen begleiten im Unternehmen alle Veränderungsprozesse und fördern die Entwicklung zum Soll-Zustand.

5. Phase: Kontrolle des Fortschritts
Im letzten Schritt erfolgt die Kontrolle des Change Managements. Die Überprüfung geschieht mit Blick auf die erreichten Ziele. Eingangs entwickelte Bewertungskataloge und Zielkriterien können eine transparente Qualitätsprüfung ermöglichen.

Ggf. kommen Methoden zur Optimierung der Veränderungsprozesse im Anschluss zum Einsatz.

Die wichtigsten Modelle im Überblick

Beim Change Management werden zwei zentrale Modelle genutzt. Diese helfen, die Veränderung im Betrieb besser zu planen.

Zuerst gab es das Modell von Lewin, dieses wurde später von Kotter erweitert. Heute werden beide Modelle verwendet.

3-Phasen-Modell von Lewin

Beim 3-Phasen-Modell unterscheidet man – wie der Name es schon verrät – in drei Phasen. Zusätzlich gibt es in jeder Phase immer widerstrebende Kräfte und antreibende Kräfte.

Die Phasen sind:

1. Unfreeze (Auftauen): In dieser Phase soll man seine Mitarbeitenden über die Veränderungen aufklären und ihnen alles erklären. Hier findet noch keine Veränderung statt, aber die Angestellten sollen offene werden für eine bevorstehende Veränderung. Die Veränderung soll vor allem schon positiv dargestellt werden.

2. Change (Veränderung): In dieser Phase findet die Veränderung nun statt. Veränderungsprozesse fallen vielen nicht leicht. Die Aufgabe des Managers ist hier, die Ängste zu zerstreuen und mit einem anschaulichen Beispiel voranzugehen. Zu Beginn fällt die Neuerung allen schwer und die Produktivität kann sinken.

3. Refreeze (Verfestigen): Hier wird das alte System komplett verworfen und das Neue übernimmt komplett. Es gibt immer noch die Möglichkeit Rückfragen zu stellen, aber früher oder später wird das Neue zur Normalität. Spätestens hier sollte das Change Management erfolgreich abgeschlossen sein.

Die Namen im Englischen kommen daher, da man sich das Modell als Eiswürfel vorstellen kann, welchen man in eine neue Form bringt. In der Phase Unfreeze wird er aufgetaut, in der Phase Change neu modelliert und in der letzten Phase Refreeze wieder neu eingefroren.

8-Stufen-Modell eines Veränderungsprozesses nach J. P. Kotter

Bei dem Modell von Kotter werden die einzelnen Phasen auf insgesamt acht Stufen weiter aufgeschlüsselt.

1. Gefühl der Dringlichkeit erzeugen: Zu Beginn muss ein Bewusstsein für die Veränderung bei den Mitarbeitenden geschaffen werden. Beispielsweise könnte man ihnen sagen, dass etwas nötig ist, um in Zukunft konkurrenzfähig zu bleiben.

2. Führungsteam aufbauen: Danach soll ein Team aufgebaut werden, welches die Veränderung aktiv begleitet und immer mit einem guten Beispiel vorangeht.

3. Vision und Strategie entwickeln: In dieser Stufe bekommt das Führungsteam die Aufgabe, eine konkrete Vision aufzubauen. Wohin wollen wir? Weiterhin müssen sie eine Strategie erarbeiten. Wie erreichen wir das Ziel?

4. Vision kommunizieren: In dieser Phase muss die Vision jedem einzelnen betroffenen Mitarbeitenden dargestellt werden. Jedem Betroffenen soll klar sein, was sich in nächster Zeit verändert und was der Soll-Zustand sein soll.

5. Mitarbeitenden  bevollmächtigen: In dieser Phase sollen die Mitarbeitenden geschult werden und Hindernisse aus dem Weg geschafft werden. Die letzten Sorgen sollen beseitigt werden. Das Führungsteam betreibt ein aktives Coaching mit den Mitarbeitenden.

6. Kurzfristige Erfolge feiern: Da Veränderungen sehr langwierig sein können, sollen auch schon kleinere Veränderungen gefeiert und anerkannt werden. Dies kann mithilfe von Feedback oder Sonderzahlungen erfolgen.

7. Erreichtes sichern, weitere Veränderungen einleiten: Das bisher Geschaffte soll nicht wieder vergessen werden und es soll immer wieder hervorgeholt werden, was schon erreicht wurde. Durch dieses wiederholte Lernen gehen keine Zwischenerfolge verloren.

8. Wandel in der Unternehmenskultur verankern: Wenn die Veränderung dauerhaft im Selbstverständnis der Firma verankert wurde, gilt das Change Management als erfolgreich abgeschlossen. Neue Mitarbeitende werden den alten Zustand gar nicht mehr kennen, sondern sofort mit der Neuerung eingelernt.

Change Management – Das Wichtigste auf einen Blick

  • Change Management ist das Veränderungsmanagement. Es beinhaltet alle Aufgaben, welche bei der Veränderung oder Überarbeitung von Prozessen, Strategien oder Verhaltensweisen anfallen.
  • Der Mensch durchläuft bei Veränderungen mehrere Stufen, welche einem Manager klar sein müssen, um darauf zu reagieren.
  • Beim 3-Phasen-Modell von Lewin kommt es zu den Phasen: Auftauen, Veränderung und Verfestigen.
  • Beim 8-Stufen-Modell kommt es zu folgenden Stufen:
    1. Gefühl der Dringlichkeit erzeugen
    2. Führungsteam aufbauen
    3. Vision und Strategie entwickeln
    4. Vision kommunizieren
    5. Mitarbeitende bevollmächtigen: Es gibt Schulungen für die Mitarbeitenden und die Sorgen, wie mögliche Schlafprobleme, werden berücksichtigt.
    6. Kurzfristige Erfolge feiern
    7. Erreichtes sichern, weitere Veränderungen einleiten
    8. Wandel in der Unternehmenskultur verankern

FAQ

Was versteht man unter dem Begriff Change Management?

Change Management bedeutet die Umsetzung ausgewählter Maßnahmen, um Abteilungen oder die gesamte Organisation tief greifend zu verändern und von einem Ausgangszustand zu dem definierten Zielzustand zu bewegen.

Wenn Unternehmen nur einzelne Prozesse optimieren, geht es nicht um Change im Sinn der Definition.

Was macht man im Change Management?

Das Ziel des Change Managers ist es, jeden Mitarbeitenden in die Lage zu versetzen, dessen bzw. deren eigenen Veränderungsprozess zu erreichen. Um dies zu tun, muss er sich anhören, was die Mitarbeitenden zu sagen haben. Er sollte sich nicht aufdrängen, sondern ihnen helfen, sich zu engagieren.

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