Formal Letter: Format, Sample, and Writing Tips

Ein Formal Letter (formeller Brief) ist in der Geschäftswelt oft unverzichtbar. Er wird genutzt, um wichtige Anliegen klar und strukturiert zu kommunizieren. Ob für Bewerbungen, Geschäftsangebote oder offizielle Anfragen – ein gut geschriebener Formal Letter kann den Unterschied machen.

In diesem Artikel erfährst du:

• Die Grundlagen des Formats: Wie du deinen Brief richtig strukturierst und gestaltest.
• Wichtige Tipps für die Sprache: Welche Formulierungen und Stile für formelle Briefe geeignet sind.
• Praktische Beispiele und Vorlagen: Wie ein formeller Brief aussehen sollte und welche häufigen Fehler zu vermeiden sind.

Bleib dran, um die besten Tipps für einen makellosen Formal Letter zu entdecken!

Formal Letter – Was ist ein Formal Letter?

Ein Formal Letter ist ein schriftliches Dokument, das für offizielle und geschäftliche Zwecke verwendet wird. Im Gegensatz zu persönlichen oder informellen Briefen folgt ein Formal Letter strengen Konventionen und Formatierungsregeln.

Er wird oft genutzt, um professionelle Anliegen zu klären oder Anfragen zu stellen.

Wann ist etwas formal?

Ein Brief ist dann formal, wenn er für geschäftliche, administrative oder offizielle Zwecke verfasst wird.

Zu den typischen Gelegenheiten gehören:

• Bewerbungen für Jobs oder Stipendien
• Anfragen an Behörden oder Unternehmen
• Offizielle Mitteilungen oder Beschwerden

Was ist ein Informal Letter?

Im Gegensatz zum Formal Letter ist ein Informal Letter persönlicher und lockerer. Er wird für private Korrespondenz verwendet, etwa:

• Briefe an Freunde oder Familie
• Dankesschreiben oder Glückwünsche

Ein Informal Letter folgt weniger strengen Regeln und kann in einem entspannteren Ton verfasst werden.

Formal Letter Format – Layout und Design

Das Layout und Design eines formellen Briefes sind wichtig, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen. Ein klar strukturiertes Format hilft dem Leser, die Informationen schnell zu erfassen.

• Absender- und Empfängeradresse + Datum:
  Platziere deine Kontaktinformationen (Name, Adresse, E-Mail) und die des Empfängers oben im Brief. Das Datum steht meist unter der Empfängeradresse, rechts oder zentriert.
• Anrede:
  Starte mit einer formellen Anrede, wie “Dear Mr. Smith” oder “To Whom It May Concern”.
• Einleitung:
  Stelle den Grund deines Schreibens kurz und präzise dar.
• Hauptteil:
  Erläutere dein Anliegen ausführlicher. Gliedere den Text in Absätze, um die Lesbarkeit zu erleichtern.
• Schlussformel: Beende den Brief mit einer formellen Schlussformel wie „Sincerely“ oder „Yours faithfully“.

Schriftart und Stil für Formal Letters

Die Schriftart und der Stil deines formellen Briefes beeinflussen, wie professionell dein Schreiben wirkt.

Hier sind einige Tipps:

Schriftart: Wähle klare und seriöse Schriftarten wie Arial, Times New Roman oder Calibri. Diese sind leicht lesbar und vermitteln Professionalität.

Zeilenabstand: Ein einfacher Zeilenabstand macht den Text übersichtlich. Vermeide doppelten Zeilenabstand, der unnötig Platz wegnimmt.

Textausrichtung: Stelle sicher, dass der Text linksbündig ist. Das wirkt ordentlich und professionell.

Fettdruck und Kursivschrift: Setze Fettdruck für wichtige Punkte wie Überschriften ein. Kursivschrift kann zur Betonung genutzt werden, aber sparsam.

Farbe: Verwende schwarze Schrift auf weißem Papier. Bunte Farben könnten unprofessionell wirken und ablenken.

Formal Letter – Anrede und Einleitung

Beim Schreiben eines Formal Letters ist es wichtig, dass du eine professionelle Anrede und Einleitung wählst.
Hier erfährst du, wie du beides richtig gestaltest:

Formal Letter – Tipps für die Anrede

Die Anrede ist der erste Eindruck, den du hinterlässt. Sie sollte respektvoll und präzise sein.
Hier einige Tipps:

• Wenn der Name des Empfängers bekannt ist: Nutze den vollständigen Namen und den Titel, z.B. „Dear Mr. Smith“ oder „Dear Dr. Johnson“.
• Wenn der Name des Empfängers nicht bekannt ist: Verwende allgemeine Anredeformen wie „To Whom It May Concern“ oder „Dear Sir/Madam“. Dies ist etwas weniger persönlich, aber immer noch höflich.
• Bei einer Gruppenansprache: Falls du an eine Gruppe oder Abteilung schreibst, kannst du „Dear Marketing Team“ oder „Dear Hiring Committee“ verwenden.

Formal Letter – 3 Tipps für die Einleitung

Die Einleitung sollte klar und direkt sein. Hier sind die Schritte für eine effektive Einleitung:

1. Stelle dich vor: Beginne mit deinem Namen und gegebenenfalls deinem Anliegen.
   Zum Beispiel: „I am writing to apply for the position of Marketing Manager at your company.“
2. Nenne den Grund für das Schreiben: Gib sofort an, warum du den Brief schreibst. Vermeide lange Einleitungen und komme schnell zum Punkt.
   Zum Beispiel: „I am writing to express my interest in the recently advertised position of Marketing Manager.“
3. Zeige Interesse: Mache deutlich, warum du dich für das Unternehmen oder die Position interessierst.
   Zum Beispiel: „I am particularly impressed by your company’s commitment to innovation and sustainability.“

Eine klare und prägnante Anrede sowie eine starke Einleitung setzen den Ton für den gesamten Brief und machen einen guten ersten Eindruck.

Beispiel für Einleitungssätze:

Hier findest du einige Einleitungssätze, die dir helfen können, einen formellen Brief auf den Punkt zu bringen und klar dein Anliegen zu kommunizieren.

• I would like to bring to your attention …
• I am writing in relation to …
• I am reaching out to inquire about …
• In response to your recent communication, I would like to …
• I am writing to follow up on …
• I would like to request further information about …
• Following our conversation, I am writing to …
• I am contacting you to clarify …
• I am writing to express my interest in …
• Please allow me to address the issue of …

Formal Letter – Hauptteil

Der Hauptteil eines formellen Briefes ist der Kern deiner Nachricht. Hier stellst du die wichtigsten Informationen klar und präzise dar.
So gehst du vor:

Hauptinhalt und Struktur des Formal Letters

1. Gliedere den Text in Absätze: Jeder Absatz sollte eine Hauptidee enthalten. Das macht den Brief übersichtlich und erleichtert das Lesen.
2. Verwende klare und präzise Sprache: Drücke dich einfach und verständlich aus. Vermeide Fachjargon oder unnötige Komplexität, es sei denn, es ist unbedingt notwendig.
3. Bleibe beim Thema: Halte dich an das Hauptthema deines Briefes. Vermeide es, vom Thema abzuschweifen.

Wichtige Formulierungen und Stil

• Nutze verbindliche Formulierungen: Formuliere deine Aussagen sicher und bestimmt.

• Sei höflich und respektvoll: Verwende höfliche Ausdrücke wie „please“ oder „could you kindly“. Das zeigt Respekt und Professionalität.
• Hebe deine Hauptpunkte hervor: Wenn es besonders wichtige Informationen gibt, kannst du diese in einem eigenen Absatz hervorheben.

Der Hauptteil ist entscheidend, um deine Botschaft klar zu vermitteln. Halte ihn strukturiert und fokussiert, damit deine Anliegen verständlich und überzeugend dargestellt werden.

Formal Letter – Ending und Conclusion

Der Schluss eines formellen Briefes rundet deine Botschaft ab. Hier ist, wie du einen überzeugenden Abschluss schreibst:

Wie verabschiedet man sich in einem Brief auf Englisch?

• Verwende eine formelle Schlussformel: Typische Schlussformeln sind „Sincerely“, „Yours faithfully“ oder „Best regards“. Wähle eine, die zur Beziehung zum Empfänger passt.
• Fasse deine wichtigsten Punkte zusammen: Wiederhole kurz die Hauptanliegen oder Dankesworte. Dies gibt deinem Brief einen klaren Abschluss.
• Zeige dein Interesse an einer weiteren Kommunikation: Zeige, dass du für Rückfragen offen bist oder auf eine Antwort wartest. Zum Beispiel: „I look forward to your response.“

Formal Letter Sample, Templates and Writing Tips

Hier findest du hilfreiche Vorlagen und Beispiele für formelle Briefe, die dir beim Schreiben unterstützen können.

Writing Tips und häufige Fehler

• Korrekturlesen: Überprüfe deinen Brief auf Rechtschreib- und Grammatikfehler. Ein fehlerfreier Text wirkt professioneller.
• Feedback einholen: Lass jemand anderen deinen Brief lesen, bevor du ihn versendest. Ein frischer Blick kann helfen, mögliche Verbesserungen zu erkennen.

H3: Formal Letter Templates – Vorlagen und Anwendung

• Vorlage für allgemeine Anfragen: Email Vorlagen
• Vorlage für Beschwerdebriefe: Beschwerdebrief auf Englisch
• Vorlage für Bewerbungsschreiben: Bewerbungsschreiben auf Englisch

Mit den richtigen Vorlagen und einer gründlichen Überprüfung kannst du sicherstellen, dass dein formeller Brief klar und professionell wirkt.